如何寫專業有禮貌的詢問信給學校或教授

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申請學校，尤其是申請博士班時，有時會需要跟學校聯絡，像是托福成績沒有達到標準怎麼辦，成績單還沒有寄出，申請過程遇到的問題。有時則是要跟未來可能的指導教授聯絡，詢問對方收你的意願。這些都需要很正式的email。這一篇主要就是教同學如何寫出專業有禮貌的詢問信。


1. 信箱名稱：最專業的信箱為你的名加姓。像是 johnchen@gmail.com或是 zonghanlee@gmail.com。不要用奇奇怪怪的名稱，像是litteapple@yahoo.com還是ilovetheaters@gmail.com。如果沒有學校的信箱像是ntu.edu.tw的話，趕快申請一個gmail還是yahoo的信箱。


2. 標題清楚：Email為寫一個標題，不要寫很籠統的東西，像是Hello，還是Questions 。每個人問的東西都差不多。請寫出你這一次寫信的目的是什麼，可以寫 Problems with Uploading Documents 或是 Research Proposal - [title].


3. 附檔：檢查一下是否附檔真的有附。不然又得寄一封信加附檔。附檔名稱要包含自己的名字。不然教授可能收到十份都叫Research proposal，全部他都下載了，想找你的那一份的時候，找不到，火氣可能就會上來，對你不利。可以寫 John Chen Research Proposal，也可以再加一個簡短的title。也記得附檔名稱不要寫 Research Proposal for Princeton，然後教授是 Harvard的教授。不然就糗大了。信件之中要寫你附上什麼檔案。如果超過兩個的話，最好是條列出來。像是：


I have attached two documents. The first is my research proposal. The second is my CV.


如果是一串的話，可以寫：


I have attached four documents. They are as follows:


1. CV
2. Research proposal
3. Statement of purpose
4. Transcript


然後附檔的名稱，要一眼就看得出哪個是哪個。像是John Chen CV, John Chen Research Proposal等等。而且請盡量附檔順序就是你列出的順序。


4. 收信人：檢查收信人是正確的收信人，不要寄錯學校，寄錯教授，還是寄錯人。如果不確定對方叫什麼的話，可以上學校網站查，像是Application process應該會有一個主要的辦事人員。如果還是查不到對方叫什麼的話，可以寫 Dear Sir/Madame。或是更正式一點，可以寫 To whom it may concern。或是可以寫 Dear 加職稱，像是 Dear Admissions Officer。如果寫職稱的話，不要自創職稱，每一間學校的同一個職位的職稱會有一點點不一樣。如果只知道對方的姓，請查一下對方是男的還是女的，男的請寫 Dear Mr. Smith，女的請寫 Dear Ms. Smith。Mr可加句點可不加，通常美式加句點，英式不加句點。Ms. 也是可加句點可不加，通常美式加句點，英式不加。但是如果對方在網站上寫他的名稱為 Mrs. Helen Smith，那就要用Mrs.不要改為Ms.　或是對方寫說他的名稱為 Miss Helen Smith，那就是照他說明的使字，不要自己改。只有在只知道對方叫 Helen Smith不確定對方是已婚還是未婚時，才會用 Ms.


5. 開頭：不要用很隨便很口語的開頭，像是Hi，還是How do you do都很口語。用 Dear XXX或是 To whom it may concern比較好。如果比較熟的話，可以用Hello開頭，第一次寫信或是跟對方不熟，用Dear。


6. 字型：字型用正式的字型，像是Arial還是Times New Roman，不要用奇特搞怪的字型。字型大小用10-12，不要特別小，也不要特別大。沒事不要用顏色。不要用全大寫，不然對方會以為你在對他大吼大叫。


7. 語氣：語氣要謙和，客氣，友善。不要太過隨便，就算真的見過對方，聊得蠻開心的，寫信的時候語氣還是要比較正式一些。如果是第一次寄信或是寄信給教授，語氣更要有禮貌。但是也不要硬梆梆的，好像人家欠你很多錢一樣，所以正式之外，還要有溫暖和善的感覺。另外，語氣要注意，要謙和但是有自信。在跟學校交涉的時候，要強調你的優點，但是不要流於狂傲自大。這個狀況在經驗非常強大的同學身上最常見，寄信給學校的時候，聽起來好像學校非收他不可，因為他太強了。這種語氣用在很前面的學校或是很勵害的教授時，會特別吃虧，因為他們的申請者都這麼強，不缺這一個。


8. 長度：不要太短，像是兩三句話，只問你的問題，開門見山，見了山就收，沒頭沒腦的，感覺很沒有禮貌。也不要太長。不要寄給學校長篇大論。如果是寄信給教授，希望對方看你的research proposal，你想詢問他是否願意收你當學生，email可以寫個三百到五百字，然後proposal附在附檔。


9.動機：如果是詢問一些問題，像是托福成績沒有到怎麼辦，不要劈頭就問，你們要求100分，我只有96分，可不可以？要提出你做了什麼事克服這個問題，像是我八月二十號考試拿到96分，我預計九月十五號再考一次。我想先詢問，你們的deadline是九月三十號，如果那一次考試還是沒有達到的話，是否還有機會讓我補交？如果要解釋什麼，詢問什麼的話，要簡短的把你的問題，你過去克服的方法，你未來預計會克服的方法寫出來。並誠懇的問學校或是教授，是否可以幫你延長期限，或是放寬標準。